Reporting mensuel d'une PME industrielle sans consolidation manuelle

L’entreprise

PME industrielle d'environ 150 personnes, dont le reporting mensuel est consolidé à la main à partir de plusieurs fichiers et extractions.

Le problème et son coût

Chaque mois, la direction financière rassemble les données de production, de ventes, de stocks et de comptabilité, issues de fichiers et de systèmes distincts. La consolidation prend environ six jours ouvrés. Les chiffres arrivent tard dans le mois, deux versions d'un même indicateur circulent régulièrement, et la direction décide à partir d'une image déjà ancienne.

Le coût est direct et peut se calculer : 6 jours × 12 mois × 8 h × 95 CHF, soit environ 55 000 CHF par an de temps qualifié consacré à copier, rapprocher et vérifier des chiffres. S'y ajoutent deux coûts moins visibles : le risque d'erreur à chaque recopie, et le temps que l'équipe ne consacre pas à l'analyse des écarts.

La stratégie

Nous avons commencé par un travail de cadrage avec la direction : quels indicateurs pilotent réellement l'entreprise, comment chacun est défini, et qui en répond. Sans cet accord préalable, automatiser n'aurait fait qu'accélérer la production de chiffres discutables. Nous avons donc réduit le périmètre avant de toucher au processus.

Dans un second temps, nous avons cartographié les sources et les règles de rapprochement, puis automatisé la collecte et la consolidation dans les outils existants. Enfin, nous avons installé un calendrier de clôture et une revue mensuelle de direction. L'ordre est volontaire : définir, simplifier, automatiser, puis piloter. Inverser ces étapes aurait fragilisé le résultat.

L’exécution

Équipe mobilisée : Nous avons mobilisé un contact dédié, l'équipe cœur WALVIS en finance, opérations et données, ainsi qu'un expert sectoriel au profil de contrôleur de gestion de l'industrie de transformation.

• →Un dictionnaire unique des indicateurs, précisant pour chaque chiffre sa définition, sa source et son responsable.
• →Un flux automatisé de collecte et de consolidation, alimenté par les exports de l'ERP et les fichiers existants, sans nouveau logiciel.
• →Des contrôles de cohérence qui signalent les écarts avant la revue, afin que le temps soit consacré à les comprendre.
• →Un tableau de bord mensuel dans l'outil de reporting déjà utilisé, avec un calendrier de clôture et un format de revue de direction.

Le résultat

Économie annuelle attendue : 75 % de 55 000 CHF, soit environ 41 000 CHF. Pour un investissement d’environ 35 000 CHF, le retour intervient en 10 mois.

Le gain n'est pas de 100 % parce qu'une part du travail reste nécessaire : la revue des écarts, la validation des chiffres, le traitement des cas exceptionnels et le commentaire destiné à la direction.

• Des chiffres disponibles plus tôt dans le mois, donc des décisions prises sur une situation plus récente.
• Une seule version de chaque indicateur, ce qui réduit les discussions sur la fiabilité des données.
• Une équipe financière qui consacre davantage de temps à l'analyse et moins à la saisie.

Les hypothèses

• 6 jours de consolidation par mois, 12 mois par an, 8 h par jour.
• Coût horaire chargé de 95 CHF, soit environ 55 000 CHF par an.
• Gain de 75 % du temps de consolidation, soit environ 41 000 CHF par an.
• Investissement d'environ 35 000 CHF, soit un retour d'environ 10 mois.

Scénario type, construit à partir de missions réelles et anonymisé.