Fiduciaire : fiabiliser le traitement de 18 000 factures

L’entreprise

Fiduciaire d'environ 40 personnes qui traite chaque année 18 000 factures pour ses clients PME, en comptabilité et en TVA.

Le problème et son coût

Les factures arrivent par courriel, par scan, par portail fournisseur ou en simple photo, sous des formats très variés. Chaque pièce est ouverte, lue, saisie à la main, puis classée, souvent par un collaborateur qualifié. Les pièces manquantes sont réclamées au coup par coup, les règles de codage vivent dans la tête de quelques personnes, et les pics de ffin de trimestre et de bouclement saturent l'équipe.

Le coût est mesurable : 18 000 factures × 9 min ÷ 60 × 80 CHF = 216 000 CHF par an, soit 2 700 heures de travail à faible valeur ajoutée. À ce coût direct s'ajoutent les erreurs de codage TVA à corriger, les délais de clôture qui s'allongent et le temps qui manque pour le conseil, pourtant ce que les clients valorisent le plus.

La stratégie

Nous avons décidé de ne pas commencer par un outil. Automatiser un flux désordonné ne fait qu'accélérer le désordre. Nous avons donc d'abord mesuré le temps réel passé sur un échantillon de dossiers, puis standardisé l'arrivée des pièces et les règles de codage, et seulement ensuite introduit la lecture automatique des factures. Le pilotage est venu en dernier, une fois les volumes et les exceptions visibles.

Cet ordre est celui qui sécurise le gain. Une fois le flux en place, le temps traité manuellement baisse d'environ 70 %, soit une économie d'environ 151 000 CHF par an. L'investissement, d'environ 28 000 CHF, comprend l'analyse, la documentation des règles, le paramétrage et l'accompagnement de l'équipe. Il est amorti en deux mois environ. Tout a été construit avec les outils comptables déjà en place, sans nouveau logiciel.

L’exécution

Équipe mobilisée : Nous avons réuni un interlocuteur dédié, notre équipe cœur (opérations, finance, données, IA) et un expert sectoriel au profil de responsable comptable en fiduciaire, familier de la TVA suisse.

• →Un canal unique d'arrivée des pièces par client, avec une liste des documents attendus et des relances automatiques en cas de pièce manquante.
• →Un référentiel de codage documenté par client (comptes, taux de TVA, fournisseurs récurrents), partagé et maintenu par l'équipe.
• →Une étape de lecture des factures et de proposition d'écriture, reliée au logiciel comptable existant, avec une file de validation pour les cas incertains.
• →Un tableau de bord mensuel des volumes, du taux d'exceptions et du temps moyen par facture.

Le résultat

Économie annuelle attendue : 70 % de 216 000 CHF, soit environ 151 000 CHF. Pour un investissement d’environ 28 000 CHF, le retour intervient en 2 mois.

Le gain est de 70 % et non de 100 % parce que les pièces atypiques, les décisions fiscales et les contrôles par sondage restent du travail humain.

• Moins d'erreurs de codage TVA et moins de corrections en fin de période.
• Des clôtures plus rapides et des réponses plus prévisibles aux clients.
• Des collaborateurs recentrés sur le contrôle et le conseil plutôt que sur la saisie.

Les hypothèses

• Volume : 18 000 factures traitées par an.
• Durée actuelle : 9 minutes par facture, de la réception à l'archivage.
• Coût horaire chargé : 80 CHF.
• Gain de 70 % du temps, le solde restant du travail humain.

Scénario type, construit à partir de missions réelles et anonymisé.